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No pierdas tiempo en la Oficina – Aprende a ser MAS productivo!

Planificar y programar las tareas cotidianas, centrándose más en objetivos que en horarios, es una de las claves para obtener el máximo rendimiento en el trabajo.

En vez de agotarte dedicando infinidad de horas a la oficina, el gran secreto del quehacer productivo consiste en organizarse para aprovechar mejor el tiempo.

Si te quejas no disponer de tiempo, sientes que las horas no alcanzan para hacer todo lo que necesitas hacer, probablemente no te falte dedicación, pero sí una buena organización.

Debes aprender a sacarle el máximo partido a ese recurso no renovable que tan a menudo se desperdicia: el tiempo.

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta”, afirmaba el filósofo Séneca hace muchos siglos.

Sus palabras no han perdido vigencia. Incluso han cobrado mayor significado hoy cuando predomina el trabajo contra reloj y el estrés laboral, no sólo producido por lo que se hace a prisa, sino por lo que de deja de hacer, aumentando la ansiedad.

¿Cómo organizar el tiempo disponible, cómo aprovecharlo y cómo utilizarlo eficazmente?

Expertos proponen una serie de normas básicas para organizar el tiempo, las cuales no sólo resultan útiles en el trabajo, sino en la vida personal, familiar y social.

Céntrate en los objetivos: Muchos de los métodos y recursos de gestión del tiempo empresarial hacen más hincapié en la programación de horarios y tareas, que en la planificación basada en objetivos.

Pero esta tendencia está dando paso a otro concepto más eficaz, basado en una visión a largo plazo, que le dé sentido a las actividades que se hacen hoy, y ayude a tener claro lo que se quiere conseguir y a saber por qué se lo busca.

Si la herramienta para el control del tiempo es el reloj, para gestionarlo se necesita una “brújula mental”, que indique el camino a seguir.

Debes organizar tu trabajo…

Planificar insume tiempo: Muchos admiten que la planificación es importante, pero pocos le dedican el tiempo necesario.

Es cuestión de cambiar hábito de improvisar por el de planificar. Los que planifican con antelación lo que deben hacer obtienen mejores resultados y disponen de más tiempo que aquel que no lo hace.

Programa con una agenda: Mientras que planificar consiste en decidir qué hacer, programar radica en establecer cuándo hacerlo: desarrollar en el terreno temporal y por escrito las etapas que conducen al objetivo que se persigue.

No se trata sólo de ordenar, es un compromiso con uno mismo de extraer del caos cotidiano acciones deliberadamente deseadas y elegidas.

Si hay demasiado trabajo y falta tiempo para poder hacerlo bien o terminarlo, la programación ayuda a optar entre lo que se va a hacer ese día y lo que dejará “aparcado” en función del tiempo disponible.

Recetas para emergencias: Si comienza el día con un contratiempo, detente, cuenta hasta cinco y ordena tus ideas.

Si estás sentado en su mesa de trabajo, procura ordenarla porque tenerla demasiada atiborrada de cosas le agobiará aún más. En situaciones de crisis, establece prioridades y replantéelas si la situación lo requiere, estableciendo lapsos de tiempo más amplios para los proyectos más lejanos.

En momentos de saturación de trabajo intenta concentrarte evitando las acciones impulsivas y acortando las pausas del día sin suprimirlas.

Establece metas realistas: Cuando hayas definido tus objetivos, deja de realizar aquellas tareas que no tengan nada que ver con ellos.

Para ganar en eficacia hay que dejar de hacer cosas, aunque la idea generalizada sea del que “más hace más consigue”.

Un año de trabajo no implica trabajar durante 365 días: establece tus objetivos sobre el tiempo real de trabajo.

Una organización diaria adelanta mucho trabajo, y concluir la jornada laboral sabiendo qué tarea hay que hacer el día siguiente otorga una gran sensación de control y tranquilidad.

Primero lo primero: El trabajo es un asunto de prioridades. Prepara una lista de las tareas del día, concentrándote en las más importantes y dejando las restantes.

Cuando haya varios trabajos para realizar, decídete por el más necesario y no por el más cómodo o apetecible.

La pereza impulsa a dejar las cosas para más adelante.

Para evitarlo intente hacer primero lo más duro y desagradable, además de establecer unos plazos para resolver los asuntos más peliagudos.

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