¿Que me conviene? Notario Público, Bookkeeper o Contador
Al igual que muchas personas, yo he tenido el deseo de abrir un pequeño negocio desde hace mucho tiempo. Lo más importante es tener una buena idea y el deseo de salir adelante. Lamentablemente, abrir un negocio no es necesariamente un proceso sencillo; especialmente cuando el objetivo es convertirse en un empresario exitoso con una compañía ejemplar. Como Director del Centro de Asistencia Empresarial en Oak Cliff y personal de la Cámara Hispana de Comercio en Dallas, puedo comentar que para abrir un negocio se requiere de mucha investigación y educación básica sobre dirección y manejo de negocios. A medida que un nuevo negocio comienza y se desarrolla, se presentan nuevas oportunidades y al mismo tiempo muchos obstáculos. Aprovechar las oportunidades puede generar crecimiento a un negocio, pero vencer los obstáculos es lo que lo mantiene vivo.
Entre las personas que asisten al Centro de Asistencia Empresarial, muchas ya vienen preparadas para demostrar que están listas para tomar una oportunidad, pero muy pocas están preparadas para enfrentar y vencer obstáculos. Una de las fallas más grandes de pequeños negocios es el no prestarle la importancia necesaria a la contabilidad de su negocio. Muchos llevan la contabilidad por si mismos, otros utilizan los servicios de un Notario Publico y otros contratan bookkeepers o contadores sin saber cual es la diferencia entre ellos. Parte de mis responsabilidades como Director del Centro en Oak Cliff es educar a la comunidad sobre la importancia de mantener una buena contabilidad y saber distinguir que tipo de servicios cada negocio requiere.
Primeramente, encargarse de la contabilidad por cuenta propia no solo es una pérdida de dinero debido a no contar con la experiencia necesaria, si no también un riesgo de no cumplir con las leyes de impuestos. Segundo, un Notario Publico es un oficial legal que tiene el derecho de legalizar documentos, prepara ciertos documentos legales y tomar juramentos en algunas jurisdicciones. Un Notario Publico no tiene la experiencia ni la educación necesaria para encargarse de la contabilidad de un negocio; por lo tanto también representa una perdida para un negocio. Contratar a un bookkeeper o a un contador seria la opción mas apropiada. Como dueño de un negocio, es muy importante saber que tipo de servicio es requerido cuando se trata de mantener una buena contabilidad. El primer paso para estar en cumplimiento con las mejores prácticas contables es mantener los libros balanceados. Para esto se necesitan los servicios de un bookkeeper.
La tarea de un bookkeeper es mantener las cuentas en orden y asegurarse de que cada transacción financiera sea contabilizada y registrada en los libros. Para obtener el mejor y mas confiable resultado es recomendable asegurarse de que el bookkeeper este certificado por el estado ya que muchas personas pueden darse el titulo de bookkeeper sin tener la experiencia necesaria. Para obtener el titulo de bookkeeper no es necesaria la educación universitaria.
Al final de cada año, a la hora de tomar decisiones con respecto al futuro del negocio, es importante contar con reportes financieros. En este caso un contador es la mejor opción ya que posee una educación universitaria, un titulo profesional y el conocimiento necesario para presentar reportes y conducir un análisis financiero. Contadores también cuentan con educación suficiente para procesar y entregar los formularios de impuestos requeridos por el gobierno. Si el negocio es suficientemente grande y requiere de mayor control un Contador Publico Certificado (CPA) es la opción más segura. Un CPA es un contador que ha sido certificado por el estado al pasar una serie de exámenes sobre contabilidad avanzada. CPAs están capacitados para realizar auditorias, mantener una contabilidad impecable y conducir análisis financieros de alta calidad.
En resumen, es indispensable que un negocio mantenga la contabilidad de la mejor manera posible. Un bookkeeper es la opción más fácil y barata. Pero un bookeeper es útil únicamente para la manutención y balance del libro de cuentas. Un contador puede realizar las mismas tareas que un bookkeeper y presentar reportes y análisis financieros pero sus servicios son más costosos. Finalmente un CPA seria necesario si el negocio es muy complejo y grande como para arriesgar la contabilidad a alguien menos capacitado. Lo recomendable para pequeños negocios es identificar el tipo de contabilidad que actualmente mantienen y analizar que servicios son requeridos para la mejora y crecimiento del mismo.
La Cámara Hispana de Comercio de Dallas cuenta con tres Centros de Asistencia Empresarial (BACs) donde brindan asistencia gratuita para determinar si son necesarios los servicios de un bookkeeper o los de un CPA.
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